南方电网公司推进数字档案馆建设，促档案管理数字化

2013-12-04 16:09:25 大云网　点击量：评论 (0)

自古以来，档案的作用一直不言而喻，它不仅可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，还能借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。否则，只靠记忆处

自古以来，档案的作用一直不言而喻，它不仅可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，还能借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。否则，只靠记忆处理工作则有时无以为凭，或往往有失准确，对间隔日久的事务难免被人遗忘。

在2011年《政府工作报告》中，党中央、国务院对档案工作高度重视，特别指出要促进档案事业发展，为新时期做好档案工作提出了更高标准。为响应国家档案管理工作的要求并结合南方电网公司档案工作的“十二五”发展规划，公司借助信息化手段，把握档案工作发展方向，解决公司现有档案工作面临的问题与矛盾。

现状：档案管理工作及信息化方面亟需改进
在公司从事档案工作的员工一直深觉每天工作内容繁杂，但实际的效率并不是很高，而归咎深层原因，并不是因档案专员工作效率低下的问题，而是在公司档案管理工作及信息化方面存在急需解决的问题。

从各单位的档案管理看，各家的档案标准、规范并不统一，档案管理水平差异也大，并且各单位档案管理系统分散建设，架构、功能、应用范围各不统一；档案部门与其他业务职能部门未建立高效的协作方式，大部分单位除OA外，基本上未与单位其它业务系统作集成，协同能力偏弱，整合与共享困难，运营成本较高；各单位仍按照“实体+条目”的方式进行存储管理，未实现档案数字化、电子化，不利于管理和利用，而且部分需进行归档的企业资源资产目前还未归档等。
总结来说，根据公司目前的档案管理工作情况可以归结为：一体化水平低、系统集成程度低、数字化程度低、系统利用率低，业务统一、标准化不够，企业资产保护程度不够，业务协作程度不够，全员服务程度不够以及企业决策服务不够。

目标：一个平台、两个窗口、三个体系、四个中心
随着南方电网公司信息化建设脚步的加快，许多公司员工也逐渐希望档案可以实现信息化查阅。目前很多省级档案馆已建成数字档案馆，如“四川省档案馆数字档案综合管理系统”已经于去年7月通过国家档案局技术部组织的专家鉴定，并正式投入使用。
现阶段南方电网公司数字档案馆系统设计项目也正在紧锣密鼓地展开，2013年3月15日，该项目已通过了中期成果评审。对于数字档案馆系统信息化建设的总体目标，南网信息部安全运行处副处长表示，要建立一个云服务平台为基础，以档案资源体系、档案利用体系、档案安全保管体系三大体系为核心，建成档案资源管控中心、档案信息利用中心、档案安全保管中心、档案业务协作中心四大中心，将数字档案馆打造成为企业形象展示窗口和企业全员服务窗口。
通过对南方电网公司现有业务管理情况及项目目标的综合分析，数字档案馆系统设计立足于三个基本点展开设计，做到实物管理向信息转变、经济行政向依法管理转变、单一服务向综合服务三大管理模式转变。

自然，数字档案馆系统是实现对公司档案业务工作的网络化管理，但同时它也是汇集档案资源的信息体，是提供综合服务的资源支撑。系统设计依托于现在较为前沿的技术，实现档案的云管理，强调资源的整合、面向对象的服务、注重信息的交互，为不同层级、不同较色的检索、借阅、编研等用户利用通道，将档案资源管理上升到档案知识管理、传承档案内涵的战略高度，最终实现以用户为中心，以数字化信息资源服务为目的的服务模式。

公司员工对于现在数字档案馆系统的建设也给予了很大期望，他们希望在未来每个人在查阅利用已开放的数字档案时，只要得到管理人员授权后，便可以在电脑终端上直接检索档案信息，阅读档案全文，打印档案原文，方便档案利用者，提高利用效率。
而对于公司管理档案的员工来说，这一系统的建设更是将极大地提高他们的工作效率，不仅仅改变了传统档案繁琐的借阅模式，同时也避免调阅档案原件，对档案起到保护作用。