金算盘财务系统数据采集的几种方法

　　《审计署2008至2012年信息化发展规划》提出：“2012年，利用计算机技术实施的审计项目要达到年度计划项目的80%以上，现场审计实施系统（简称AO软件）成为审计人员普遍掌握的审计工具。”要实现AO软件开展审计的前提之一就是能够把被审计单位的财务数据采集到AO软件中并重建账套。因此，财务数据的顺利采集成为能否成功推广应用AO软件的一个关键。笔者以众多被审计单位使用的重庆金算盘软件公司开发的金算盘8E/ERP系统（以下简称金算盘8E）为例，浅谈针对该财务系统数据采集的几种方法。

　　二、问题的提出

　　金算盘8E，它是一套基于Internet和电子商务平台并具有先进管理理念的财务软件，其后台数据库为oracle。金算盘8E系统可以提供两种备份接口，一种备份是oracle格式，其文件后缀名为dmp；另一种备份为Access格式，其文件后缀名为gdb。审计署提供了金算盘8E的采集模板“金算盘8E导出文件模板(2008)”（该模板可以在审计署金审工程网站上下载）可供AO软件采集数据使用。但是，由于金算盘8E软件中备份模板设置的原因，造成导出的access格式（gdb）备份数据中的voucher表（凭证主表）数据不全,备份数据中voucher表每一个会计年度中只有一条凭证记录。这样，采集模板“金算盘8E导出文件模板(2008)”不能直接应用于金算盘8E的备份数据，需采取其他的措施来实施数据采集。

　　三、解决金算盘8E数据采集的三种方法

　　（一）利用ODBC方式获取Oracle备份数据辅助导入。

　　现在审计人员一般都会在其工作电脑中安装SQL Server 2000个人版软件，利用SQL Server中的ODBC方式连接Oracle数据库，设置好用户名和口令之后，即可采集voucher表，接着使用SQL Server 中的DTS数据转换服务功能导出Access格式的voucher表数据。

　　然后处理金算盘8E的Access备份数据。用Access打开gdb格式的数据，其默认密码为：gold。并将其转换为Access2002-2003格式，如果不转换，不能对其数据表进行操作。接着在打开的gdb数据中删除里面的voucher表，再利用Access的“获取外部数据”功能导入利用SQL Server导出的voucher表数据。

　　最后利用AO软件提供的金算盘8E导出文件模板(2008) 采集Access备份数据即可成功重建账套。

　　（二）调整金算盘8E的备份模板获取Access格式的备份数据导入。

　　如果审计人员不方便使用ODBC方式来获取数据，可以和被审计单位财务人员沟通，通过调整金算盘8E的备份模板来获取Access格式的备份数据，然后利用金算盘8E导出文件模板(2008) 采集到AO中。

　　一般来说，需要调整金算盘8E中的sysbase.gdb文件（该文件一般位于金算盘安装目录中：\gasoft\xxxWKS\sysbase.gdb，其中xxx根据账套名称设置不同而不同），使其能够完全备份凭证主表。具体调整方式为：在该模板中将凭证编号、会计年度和会计期间三个字段的索引由原来的“无重复”改为“有重复”即可。

　　虽然使用计算盘8E备份数据，然后采用模板“金算盘8E导出文件模板(2008)”来采集数据的方法很简单。但是，由于金算盘8E在用Access格式备份数据时，无法按会计年度分别备份数据。同时，在金算盘8E中含有大量辅助凭证信息，使得金算盘的备份数据相对较大。因此，使用AO软件在采集Access格式的数据时通常需要耗费大量时间，影响工作效率。比如笔者处理一个单位金算盘备份数据（该单位三年凭证数据约30万张，辅助凭证数在120万张左右），利用AO软件（机器配置英特尔P8400双核处理器，2GB DDR3 1067内存）采集数据并成功重建账套共花费了约14个小时。要解决此类问题也有一个窍门，即使用Access将gdb备份数据中voucher表和voucherdetail表中不属于采集会计年度的记录数删除，然后再利用模板采集到AO中重建账套，这样可以提高数据采集的效率。

　　（三）手工采集重建账套。

　　在审计现场如果不能获取到金算盘8E的备份数据的情况下如何将数据采集到AO中？这种情况下可使用“手工采集”方式来采集数据。使用这种采集方式只需要通过金算盘8E的查询功能获取科目代码表、科目余额表和凭证表的数据即可。首先在金算盘8E系统主菜单下选择“文件-数据导出”，再选择“基础设置”下的“科目”导出科目代码表；然后利用金算盘8E的查询功能，查询出采集会计年度的科目余额表，再利用该软件的“打印-输出到文件”功能导出科目余额表；最后利用金算盘8E系统中“文件-数据导出”功能，导出凭证表。

　　利用上述三个表的数据，我们先将三表中的数据导入SQL Server中，然后利用AO软件的“财务软件数据库数据”采集功能来采集并重建账套，关于此种采集方式的具体操作和注意事项，可在审计署金审工程网站上查阅到很多相关资料，在此不作赘述。

　　总之，三种方法审计人员可以根据具体情况选择合适的方法在AO软件中重建金算盘8E财务数据账套，以供进一步对被审计单位的财务状况进行深入分析的需要。