供电企业档案管理规范化建设

郭燕

(新疆省昌吉市昌吉供电公司  新疆昌吉  831100)

摘要：伴随着我国信息化的不断加深，市场经济逐步完善，企业现有的档案管理制度已无法满足企业发展，因此，企业要不断完善档案管理制度，实现现代化、信息化。其中，供电企业虽然在信息化的大环境中有很大的发展空间，但由于企业档案管理的现状和不足，很难在短期内实现规范化管理。

关键词：供电企业;档案管理;规范化

档案管理是供电企业内部管理中的重要工作内容之一，企业档案工作是反映企业生产、经营、科研、管理活动和企业资产、产权、资信等的真实记录，是企业适应复杂多变的市场环境、提高竞争力的信息保障，是维护企业经济利益、合法权益的重要依据。而供电企业的发展虽然加快了供电企业档案信息化的推进速度，但观我国的供电企业，很多在档案管理方面都尚存在一些不规范的地方。比如规章制度无法有效实施、管理人员专业知识水平较低、缺乏创新意识等，如果不及时弥补，就会让档案管理工作陷入停滞，拖慢企业发展的速度。

1供电企业在档案管理中的不足之处

1.1增强档案管理工作的创新意识

供电企业长期受一种观念影响一一档案管理工作是企业可以忽略的一项工作，让企业把大部分的财力、物力都投入到技术部门，只有少部分投入档案管理部门，使档案管理人员只能通过现有的条件完成工作，一段时候，就会形成固有的工作模式，缺少创新意识。日前，供电企业中的各部门为了创造更高的利润，都在不断创新，有很强的创新意识，但档案管理部门依然用固有的工作方式、一成不变的工作不利于企业实现档案管理规范化、信息。

1.2档案管理人员专业知识水平较低，人员不稳定

随着供电企业的发展，企业会定期对员工进行培训，提高专业知识的水平，增强其主观能动性。但企业基层的各部门领导更多的把工作重心放在如何促进企业发展、加快创新技术的研发等方面，认为档案管理工作可有可无，使企业的历史资料不全面，影响了档案管理人员工作的积极性，有些重要的资料管理岗位不定期更换员工，人事调动频繁。这些情况造成了档案管理人员工作上的懈怠，减缓了档案管理工作的变革。

1.3档案管理的规章制度无法有效执行

供电企业在市场经济逐步完善的经济条件下，为适应经济发展，制定了档案管理工作的规章制度，但因为企业员工对管理工作缺乏客观认识，经常忽略档案管理工作对企业发展的重要性，导致制度无法有效执行。有些供电企业的档案管理人员在收集档案时，常常遗漏重要资料，而且企业的技术人员会把自己研发或创新的技术作为自己独有的技术资料，使企业资料缺失，以上行为都是规章制度执行力不足的体现，需从根本上进行改善。

2供电企业基建档案管理信息化的有利条件

2.1软硬件条件已经具备首先企业投入大量的资金用于购买计算机、打印机、复印机、照相机、传真机等设备，因此基建档案信息化硬件设备已具备，其次现代社会的人类对于这些设备都不陌生，再经过单位的在岗培训和脱产进修，所以在操作和实施中，基本都能胜任此项工作。

2.2基建档案管理信息化是供电企业自身发展需求更是时代的召唤

随着供电企业的快速发展，相对应的基建档案的涉及面广，数据量大，包括文字、图片、照片、视频等等也越来越多，这就需要有种新的技术和手段将其的收集、保管、利用更加人性化、便捷化，而信息化是时代发展的产物同时又能有效的解决基建档案所面临的系列问题，因此，对于基建档案的信息化管理既是挑战，也是机遇，更是能为供电企业基建档案管理的开启新的局面。

2.3法律法规的颁布

我国以及内蒙古自治区都十分重视档案的信息化建设，通过局域网、政务网、因特网为平台，搭建档案信息管理，并为此出台和颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《关于加强档案信息资源开发利用的意见》、《纸质档案数字化技术规范》《电子公文归档管理暂行办法》等一系列具有指导意义的政策文件为其保驾护航。

3加强供电企业档案管理规范化建设的措施

3.1强化档案管理意识电力企业应该认识到档案管理这项工作的重要性，并加强对员工的培训与教育，以提升其档案意识，认识到档案管理工作是供电企业中每个员工的责任与义务，增强员工的工作责任感。企业战略决策上要高度重视，组织机构上要充分保障，是档案管理工作做好的重要保证;要建立积极档案意识，正确认识档案工作，持续改进和创新档案管理手段，健全完善组织机构，优化业务流程，建立起现代化的供电企业档案管理体系。

3.2强化档案人员能力建设

档案管理人员是档案管理工作的执行者，应具有严谨的工作态度，其工作效率直接影响着工作的质量。档案管理人员应遵守法律法业知识，使自身的综合能力得到提升，最终保证供电企业档案管理工务意识。明确档案管理责任，树立大服务意识，既要规范管理各种不同类别档案资料，保证档案资料的真实性与完整性，还要注重充分开发档案资源，有效利用档案价值资源，更好的为供电企业服务，从而促进企业在激烈的市场竞争中得到生存和发展。

3.3完善档案管理制度

完善电力企业档案管理制度是规范管理基础，形成统一工作标准，以保证档案管理有章可循。企业归档过程中的资料和文件一定要完整，管理人员在工作中应树立起档案规范化的意识，形成可持续可复制工作业务流，持续强化档案规范管理;进一步完善企业档案管理制度，强化现代信息化手段基础管理，统一管理不同载体、不同门类的档案材料，为档案信息化应用深度提供制度支撑。

3.4推进档案管理信息化应用

档案管理人员应严格按照归档管理制度，持续规范档案收集整理，完整档案资料能为工程施工、企业合法权益维护等方面提供了科学依据，供电企业在档案管理工作中，应充分利用电子化的手段，利用现代化信息管理系统，配备整套的档案扫描系统，按照“存量80%增量100%”档案数据化加工，实现纸质文件和电子文件的同步归档，不断提升电子化档案率，实现档案信息查询更加快速、便捷，提高档案管理工作效率和质量，推动供电企业档案管理工作。

结束语

供电企业基建档案逐步实现信息化管理，不仅是信息化时代背景下的顺势而为，也是企业发展需求，更是提高基建档案管理效率的必经之路。档案安全管理是档案事业发展的重大战略，是电力记忆得以实现的保证。只有拥有了安全的企业档案，企业的历史记忆才能传承，企业的生产经营管理工作才能得以顺利开展，企业的利益才能得以很好维护。而要实现企业档案的安全，首先要树立企业全体员工强烈的企业责任感和档案意识，其次要有行之有效、切实可行的管理制度同时，开展现代化建设并科学运用现代化建设成果，供电企业基建案的信息化管理工作是自身发展的需求更是时代的召唤，所以势在必行，同时对于史料的保存和现实使用都有十分重要的价值。

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