电力企业中办公系统的价值分析

一、0A办公自动化系统的主要作用

(一)功能特点。电力企业的办公自动化系统是联接不同单位或单位之间各个部门业务信息收集处理和交流共享的综合性人机信息系统。办公室内的专项、综合业务管理水平和辅助决策水平的提升有助于整个电力企业系统的资源共享。只有不断的加强单位办公和业务系统之间，相关单位、单位各部门、各工作人员之间的协同，才能使得日常办公趋于安全可靠，建设起规范、高效、科学的办公体系。0A作为一个企业在生产控制之外的信息处理和管理的集合，它面向不同层次的使用者有着不同的功能表现：对于电力企业高层的领导来说，0A作为决策支持系统的应用，主要是运用科学的数学模型，将企业内外部的信息进行结合，为企业领导提供准确和详细的参考和决策依据。对于中层管理者来说，0A作为信息管理系统可以利用业务工作过程中各个环节提供的数据，提炼出有效的管理信息，推进业务发展，也可以通过对信息的综合分析和评判有效的降低经营风险。对于普通的员工来说，0A作为事务、业务处理系统，可以为办公人员提供优质的办公设备和环境，推进电力企业更加高效准确的进行工作。

(二)0A办公系统在电力企业中的应用。0A办公室系统是在计算机和网络系统的基础上进行的应用，在办公的过程中建立起良好的基础设施，从业务管理、事物查询、文档管理、财务管理、传真管理、Internet应用等各个方面都不断的完善，涵盖着管理和业务的绝大多数环节，在企业的管理中广泛进行应用，力求取得企业经济和社会效益的最优化。目前，0A办公自动化系统从应用类型上分为以下几种类型:一方面，包括个人通信的应用。电力行业的传统通信方式大多是以电话、传真等为主，这些基础的通信方式在费用和管理方面都存在着诸多的问题。现在，电子邮件的应用对于办公过程中收发邮件、信息传递都有着很好的存储功能，方便了办公的同时也节约了许多费用，对办公过程中的业务监督和管理水平都有着很好的提升。另一方面，包括信息共享的应用。0A办公自动化系统在电力企业用于收集、整理、发布和进行信息的检索时，可以向不同权限的人根据不同的情况进行信息的传递。Web站点的建立就为电力企业构造起了一个可以让外界对本企业进行了解的窗口，为电力企业的网上竞价赢得了商机，为实现现代化企业管理打下了坚实的基础。

二、0A办公系统在管理中的价值体现

(一)提高工作效率、改进工作效果。

(1)信息传递快速，节约工作时间，方便、快捷。只要您是在同一个集团内，无论您是在总部还是在二级单位，不管是不是在同一个办公室，都可以通过OA办公系统来进行交流和问题的传递，都可以按照既定的流程实现部门之间的协同办公，真正实现部门之间的有机结合，提高工作效率。

(2)随时随地办公，还可以实现远程办公和移动办公。只要您的身边有网络，都可以通过网路登陆办公系统，随时解决工作问题，掌握工作的进展情况，还可以及时处理工作中出现的问题，以免因出差在外耽误工作进展。

(3)统筹安排工作，提高工作效率。作为管理员，不会整天坐在办公室等着下属来签字请示，自己还有很多事情要考虑和处理，通过OA就可以节省很多时间，比如下属的出差费用的报销等等问题，都可以通过办公系统实现，不用再来回跑办公室。领导就会有更多的时间来安排工作，考虑公司的发展等重要的事情，不必每天为一些日常工作打扰。

(二)随时掌握工作进度，管理规范。

(1)通过办公系统，可以随时查看工作的进展情况，可以看到工作进行到哪一个步骤，目前是在哪一个部门停留没有进展等，这样一来就掌握了各个部门的工作效率，可以及时发现问题，减少差错。

(2)建立工作流程后，给企业带来最大的效益就是实现了高效的协同办公，不会再出现各个部门之间相互推诿扯皮的现象，同时还可以按照职能分类管理不同等级的资料。

(3)对OA的使用者，系统还会设置相应的使用权限，以免保密性信息的流传，实现不同的工作人员有不同的访问和操作权限，使该传达的文件快速传递到有权知道的人中，实现资料的共享，发挥效益。

(三)减少开支降低成本。

(1)实现OA办公系统化后，就可以节省报销单据等的纸张，真正实现无纸化办公。相关的资料可以按照既定的流程直接传递给所需要的人，不在需要打印出后，再送到指定的人手中，既节约了办公开支，还节省了时间，减少了工作失误率，提高效率。

(2)工作会按照既定的流程，自动推送到下一个部门，减少了部门之间因业务需要的电话联系非要，节省了话费开支。还可以通过邮件发送资料到客户的传真机上，降低传真费用。

三、结语

目前只有计算机和网络，仅仅只用来打字、文件处理、信息共享和上网不是实现了信息化，OA办公系统是企业发展到一定阶段，使用信息化来处理事情的一个手段。当然，这种信息化的变革，很多企业都会不适应，而且前期推动时要全面梳理企业的管理制度和工作流程，同时，还需要每个部门、每个人都配合协调工作。上到领导者，下到员工都是办公自动化的具体运用和操作者，领导者还是系统的推动者，一旦实行办公自动化，会给企业带来很大的便利，就像是管理的一个抓手，能快速提高工作效率。现在很多企业的领导干部都认知到了这点，都在更新知识，树立观念，大力的推动OA办公系统的实施。

本文作者:郭倩 米鹏 工作单位:山西省电力公司古县供电公司