基于电力企业的档案数字化管理

摘要：随着计算机技术的迅速发展与普及，我们的社会活动正在全面快速进入信息时代，这就要求我们社会各方面加快数字化信息化的改革脚步。本文将分析讨论电力企业在信息化大浪潮下，企业档案数字化的重要性以及进行相关档案的数字化管理办法。关键词：电力企业，档案，数字化前言档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，供给后人需要时查阅，提供参考。在当下世界各行分工越来越明确，知识产权越来越受重视，个人以及集体的信息越发重要，以及知识科技决定进步的大时代，不管是集体的还是是个人，是人事档案，还是科技学术档案，都发挥着极其重要的社会价值。电力部门或者电力企业，是统筹建设，输送，维护电力的载体，是一个国家负责血液供给，输送，维护的工程师，影响着这个国家的生命力。电力系统本身就是一个复杂庞大的大帝国，特别是在我国，电力系统在进行发电与输送分离改革后，两大电网公司与五大发电公司负责着地球上五分之一，将近十五亿人的电力供给，管理着数量庞大的人群，设备，或者其他文书资料。不管是对千家万户用电户的统计管理师一项无法想象的巨大工程，就算是进行企业内部人员资料的整理都是一项浩瀚的任务。对于电力企业，无论是人员档案，企业结构档案，甚至企业核心技术档案，档案管理都是一件需要认真对待影响深远的重要工作。1、档案数字化建设的意义与重要性目前，传统档案的保存的形式多以纸质文书、微缩胶片后者底片，只适用于传统的手工保管和点到点的传播，即使经过加工、印刷。分类归档，实现点到面的传播，其覆盖面依旧是小范围的，查阅提取过程依旧是繁杂的，而且还存在磨损，式微，陈化等现象，不利于提取应用、长期保存，容易造成损失，甚至遗失。而随着科学技术的发展，特别是计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展，逐渐产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，能够及时提供利用，实现资源共享。电子文件、电子签名、电子档案的大量出现，档案载体目前正面临着一个更新换代的重要历史时刻，对档案存取工作产生了巨大影响，档案管理、保护、利用的理念、体制和工作方式都在经历重大变革。数字档案与传统档案相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，通过虚拟储存的形式，档案可以在不接触原件的情况下随时快速地在中介电子设备中提取浏览打印。档案数字化比较传统档案的管理有着不可替代的先进性：首先，节约成本，提高经济效益。传统的档案管理通常需要独立开辟一个档案馆专门存放相关档案，划出管理预算开支，配备若干专门负责管理人员，增加了企业的管理成本。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅省略了纸质载体的开支，减少了保管费用，节省了占地空间，更重要的是查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。其次，实现档案资源共享，提高办公效率。数字化档案管理使得档案库从文件实体的保管处变成了提供利用方便的信息控制中心。资料能及时归档，并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息，数字化的档案可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。还有，增强档案原件保护。将纸制档案转变为数字化电子档案后，原件可以长久封存，档案信息却可方便地随时随地提取，档案的使用更加安全。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。在企业日常发展的过程中，档案数字化建设，不仅能创新档案管理的模式，也能提高企业档案的管理效率。电力企业要加快企业资料档案数字化的改革脚步已然是当下档案管理的大趋势，必须认清档案数字化建设发展的方向，要把积极研究应用先进适用的科学技术作为发展档案事业的关键，把档案科技放到档案工作的重要位置加以谋划，提高档案工作的科技水平。针对目前电力企业的档案数量庞大，内容复杂。应该按时间、重要程度、保密要求等区别归类，进行档案数字化的具体过程可通过两个途径：企业内部成立档案数字化特别小组；档案数字化工作外包。可双管齐下，对于保密程度高、重要性等级高的核心档案，比如电力企业自己开发的技术创新或重要人员调动等，可由企业的特别小组进行编辑；其余的可大量外包给专业的电子公司。2、电力企业档案数字化的原则和内容按照档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》的规定,纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会对档案利用的需求，数字化对象必须是符合国家档案开放规定以及应永久或定期30年、且社会利用价值高的档案。对于电力企业而言,档案数字化的基本原则首先是要考虑保证档案的安全, 其次是实现档案资源共享，提高企业的运行效率，然后要区别档案的价值,注意数字化后的信息的保密性。这里认为应将以下档案列入数字化加工范围。2.1 管理(文书)类档案近20年以内国家、上级机关颁发的本电力企业需执行的规定、办法、条例、法规、部门规章、规范性文件；近20年以内本企业及其直属单位制定的法规政策性文件材料；本企业所有员工的个人档案，以及掌握在手中的以前的人事档案；本企业召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；组织机构演变、人事任免等文件材料；表彰先进集体及先进个人文件；本企业的科技创新文件材料。2.2资料档案本电力公司所拥有的生产资产，输电线路、变电站等；本电力工资的客户档案资料，如大型重要的工厂或者重要的生活区；本电力公司所涉及的供销商，如大型的海内外设备科技公司的资料档案。2.3照片、录音录像、实物档案需要永久和定期30年保存的照片、实物、录音、录像档案；本企业录制的企业新闻、电视台播出本企业的新闻报道；上级颁发的奖状、奖牌、奖杯、锦旗等荣誉等等。3实物档案数字化的要点3.1质量是核心坚持“质量第一”的方针，配备档案信息化所必要的软硬件设备，以档案信息资源共享为核心，以档案资源开发利用为重点，构建了目录数据库和全文数据库；加强电子文件归档管理，确保真实性、完整性和有效性；规范电子档案数据管理。工作过程中明确档案管理工作数据要准确、标识要清楚、扫描要维护档案原貌，光盘刻录要格式正确、内容完整等等。在数字档案室建设中，按照轻重缓急、分门别类、认真排序，对录入工作程序进行了优化，先永久后长期，最后录入短期档案，并指定专人对库房档案进行取出、存放和整理，做到出库不乱，整理有序，原位入库。3．2安全是基础对于电力企业，档案是整个企业的客观反映，涉及方方面面，关乎国民生计与国防安全，一定要确保档案不丢失不遗漏不改错。3.3保密室关键人有隐私，企业也有秘密，特别是电力公司这样的特殊企业，对于高度机密的档案一定要经过特殊的保密处理。3.4共享是目的档案的数字化的最主要目的是为了数据实现共享，提高企业的办公效率，节省成本，所以对于档案的数字化需要提高实现档案的提取便捷性与全面性。4、结语档案数字化是信息时代全社会的大势所趋，电力公司作为关乎国计民生，国防安全的特殊企业，更应重视其本身档案数字化的改革，提高企业的办公效率，实现以更小的经济成本达到更好的社会服务。参考文献[1] 张媛.试论电力企业档案管理现代化[J].科技情报开发与经济.2011(20.[2] 梁丽宁.关于供电企业档案数字化管理的几点思考[J].电子制作.2013(12).