试论关于做好电力企业办公室工作的探讨——以宁夏中卫供电局为例

  【论文关键词】管理科学　方式方法　提高效率

  【论文摘要】本文以宁夏中卫供电局企业办公室为例，阐述了坚持企业办公室工作的原则:“科学、规范、高效”;要多管齐下、综合管理;按照“高标准、高质量、高效益”的要求，建立健全新的管理工作机制。

  企业办公室是企业的参谋部、工作督查部、后勤保障部，是企业的“中枢、窗口”。做好企业办公室工作，对于提高企业工作效率具有重要意义。

  随着电力体制改革的不断深化，企业办公室普遍面临着人员编制少、管理摊子多、工作压力大的困难。人人身兼数职，在这种新形势下，办公室只有与时俱进，立足于服务、着力于创新，才能有所作为、有所发展。

  一、坚持综合管理，建立企业管理新机制

  新形势下，企业办公室必须坚持“科学、规范、高效”的原则，多管齐下、综合管理，按照“高标准、高质量、高效益”的要求，建立健全新的管理工作机制。要做好办公室工作，就要善于观察、研究办公室政务、事务、服务工作的普遍性和特殊性，从中找出规律性的东西，并形成相互衔接的制度和体系，使方方面面工作都有章可循、井然有序，步入规范化轨道。构建“工作有标准，过程有监督，结果有考核”的管理机制，充分调动办公室工作人员的积极性和主动性，是应对当前办公室工作人员少、任务重的有效方法。坚持从基础工作入手，建立健全各类管理制度，明确各岗位人员的素质要求、职责范围、管理标准、主要工作和监督考核指标，将纷繁的办公室工作纳入标准化管理体系当中，开创各项管理工作忙而不乱、有条不紊，各类人员各司其职、各尽其责的良好局面。

  二、加强动态管理，建立科学的督查机制

  要搞好办公室工作，光有日常制度、事前控制不行，光有总结表彰、事后批评也不行，还要加强动态管理，对每项工作实行全过程监控。严格执行资金预算计划，包括办公费、差旅费、招待费的计划控制，这是办公室管理工作的一项重要内容。为了做好这项工作，在管理办公室工作实行了严格的工作督查机制，加大资金使用过程的动态督查，定期监督费用的使用情况，发现问题及时纠正;同时注意加强项目、资金的优化整合，发挥整体效益，减少非计划使用资金情况的发生，使各项经费的使用均控制在预算框架内。此外，抓好重要会议精神的贯彻落实，也是企业办公室督查工作的重要内容。开展督查工作，不仅要落实人员、明确责任，实行全过程动态管理，还要完成由被动接受任务向主动督查的转变，这样，才能确保企业各项重点工作落到实处。

  三、加强目标管理.建立激励约束机制

  办公室作为企业综合管理部门，承担着很大一部分目标管理工作。要实现企业三项责任制考核指标，办公室必须瞄准目标、分解指标，建立以目标为导向的激励约束机制。坚持公开、公正的奖励与考核，既激发了全体员工的工作积极性和主动性，提高了办公效率，也为员工绩效考评工作提供了量化指标，增强了绩效考评工作的客观公正性，促进了部门的团结与和谐。

  四、坚持“谋大抓小”，提高管理效能

  “谋大抓小”，就是精心谋划大事，严格管理小事。“谋大”，就是尽力为企业领导决策提供科学、有力的服务;“抓小”，就是对企业具体的事务管理提供有效服务。二者相辅相成，不可偏股。在企业办公室工作中，“谋大”应从以下几方面着手:一是加强与基层各单位的沟通联系，坚持每月深入基层、班组学习调研一次，全面了解基层情况，准确掌握基层员工关心的热点、难点问题，及时提出协调解决的预案供领导决策参考。二是主动加强与兄弟单位的横向联系，加强各类信息的沟通与交流，为领导决策服务。三是发动办公室管理人员围绕企业热点、难点问题开展专项调查研究，集思广益，献计献策。

  在企业办公室工作中，“抓小”应从以下几方面入手:一是抓好公文处理，这是办公室的“当家活”。要按照公文处理的有关要求，把好公文的“进口”关和“出口”关，严格控制发文数量，不断提高公文质量。二是抓好生产值班管理工作，做到主动、热情、规范、周到。三是抓好后勤服务保障工作。后勤保障是企业办公室的一项重要职能，也是办公室工作的难点。为了提高后勤保障能力，公司从建章立制入手，狠抓了规范化管理。

(1)在加大硬件设施投入、改善后勤服务条件的同时，提高服务质量，加强对后勤服务的监督、检查。

(2)结合电力企业生产、经营工作特性，不定期开展问卷调查，多方位了解职工对后勤工作的建议、意见，并将意见及时反馈到相关部门和单位，采取切实有效整改措施，使后勤工作满足职工生活需要。

   五、增强服务意识，强化创新思维

  企业办公室的工作往往事关全局，办公室不做决策但服务决策，各种综合性、协调性、服务性工作贯穿始终，任务艰巨、责任重大。要彻底改变过去对办公室工作的片面认识，不能认为只要做好办公室日常事务就万事大吉了。办公室在处理好日常事务的同时，应将更大的精力放到综合协调、服务决策、服务管理上来，不断创新服务的内容和方式，提高服务效率;否则，办公室工作就不能说是全面的、成功的和有效的。

做好服务，就是要认真做好为领导决策服务，为基层单位服务，为员工服务。为领导服务，要从三个方面入手:

一要全面、准确、及时地掌握企业实际情况，广泛收集信息，深入调查研究，僧强认识问题的前瞻性、科学性，更好地为领导决策提供有价值的意见、建议。

二要坚持从职工中来到职工中去，真实地反映基层情况，基层的合理要求在领导决策中得到充分体现。

三要准确领会领导意图，认真学习有关文件和领导讲话精神，不折不扣地完成领导交办的任务。

  办公室人员要为基层和员工提供良好的服务，就既要牢固树立服务意识，注意研究基层和员工的需求，增强服务工作的积极性、主动性，又要改进工作作风，深入基层调查研究，经常主动听取基层单位的反映，虚心接受他们的批评与建议，不断改进工作。

  在电力企业办公室工作，要有与时俱进、开拓创新，敢于突破一些与时代发展不相适应的工作理念、工作模式，努力学习新的科学文化知识，注意吸取和利用基层和群众创造的新经u、新做法、新技术、新手段，不断用新的思路、新办法，解决办公室工作中遇到的新矛盾、新问题。

  六、注重效率和质盈，不断提升自身素质

  要提高办公室工作效率和质量，就需要从以下几方面努力:

一是要倍养扎扎实实的工作作风。一定要养成今日事今日毕，急事急办、特事特办的习惯，不管在什么情况下都不能拖拖拉拉。

二是要提高工作质量与标准。办公室工作从内部来说面对的是领导、部门和员工，从外部来说面对的是公司主管部门，其工作和服务质量的好差不仅影响领导、部门、基层工作的运转，而且影响企业的形象乃至企业整体的正常运转。因此，我们要努力把办公室的每项工作做到最快最好。

三是要强化内部管理，加强作风建设。办公室工作十分繁杂、辛苦，也十分敏感，容易让人误解。因此，在办公室工作中要严格按各项管理制度、规矩和程序办事，不能自作主张、自行其事。生活上，办公室人员要增强廉洁自律意识，树立正确的荣辱观，自重、自警、自省、自励，能抵得住诱惑，经得住考验。四是要加强学习，提高人员素质。要充分认识学习对做好办公室工作的极端重要性，引导办公室系统员工自觉地抓学习，努力把办公室系统办成学习型组织，切实提高办公室人员的综合素质。

  作为从生产人员到职能部室的主管领导，深刻体会到:企业在发展，新形式下，要做好企业办公室管理工作，一要加强学习，提高对办公室工作规律的认识，自觉围绕企业中心工作努力创新管理机制，二要拓展服务领域，提高服务效率，才能做好办公室各项工作，为电力企业的生产、经营做贡献。