浅谈如何做好电力企业档案管理工作

       摘要：档案管理工作是企业管理工作的基础，是企业信息系统的重要组成部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。目前，电力企业现代化管理水平日趋提高，档案工作作为电力企业的一项基础工作，必然要提高它的管理水平，以适应一流现代化公司的管理要求。 

　　论文关键词：档案管理；电力企业 

　　电力作为国民经济的基础设施行业，在服务国家经济发展、服务百姓民生等方面有着特殊的地位。随着科技的进步和智能电网的发展，电力档案包含的信息容量也越来越丰富庞大,电力档案巨大的利用价值也越来越被社会认识和发现。如何及时有效地管理并利用这一庞大的资源,更好地为电力工业的科学决策、生产经营和科学研究提供及时、全面、准确的服务,已成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。以下结合本企业档案管理，谈谈对电力企业档案现代化管理的认识。 

　　一、企业档案管理概况 

　　石狮电力公司于1988年10月成立，是全国首家由国家电网与地方政府联合投资的县级供电企业，担负石狮市行政区划范围全市的供用电管理和经营，属福建省电力有限公司直管单位。 

　　经过二十多年来的改革发展，企业档案从无到有，档案管理也经历了由原来抽屉木柜保存、部门兼职管理，逐步向现代企业档案管理过渡。目前，公司设立专门的综合档案室，配备了专职档案管理人员，对全公司档案实行集中统一管理。公司档案设备齐全，档案室配备了密集架、底图柜、空调、计算机、去湿机、复印机、温湿度测试仪、防磁柜、光盘刻录机等现代化管理设备，做到库房、阅览、办公三分开。档案室设有文书、合同、生产调度、科研、基建、设备、会计、声像、实物、招投标及人事等11大门类档案，库藏总量7447卷，其中永久1946卷，长期1404卷，短期4097卷。建立了档案门类齐全，管理制度健全的现代企业档案管理。1998年通过省级档案管理单位验收，2006年通过企业档案工作目标管理国家二级标准验收。 

　　随着科技的进步和计算机网络的深化应用，公司十分重视档案信息化管理的应用。1998年，公司率先应用省电力公司计算机文档一体化管理软件，公文运转采用Notes系统、档案管理采用Oracle系统，系统从OA提取应归档的数据，按档案管理的标准进行数据处理，实现电子文件到电子档案信息的一体化管理。2005年，档案管理系统升级为“福建省电力数字档案信息资源管理系统”，系统创新性地开发了全宗定制、门类定制等多种定制功能，创新性提出了“现行文件层、整编文件层和永久档案层”三层管理模式，建立了文件中心、整编中心、数档中心和控制平台，实现了信息管理系统电子文件网络采集、整合、处理、归档全过程数字化。 

　　通过档案信息化管理系统的应用，公司建立了计算机档案数据库，利用计算机编制了档案案卷目录、分类目录、专题目录、全引目录等多种检索工具，实现了档案计算机网络检索。同时有效地实现与其他业务系统（如办公自动化系统、设计院工程竣工图纸管理系统、合同管理系统、财务管理系统等）的无缝连接，及其电子文件的实时物理归档，极大地提高了档案的利用率。为公司开展企业发展规划、运行分析、设备检查、勘测设计、工程施工、编史修志、维护企业合法权益等各项生产经营活动发挥了积极、重要的作用。 

　　二、企业档案管理的存在问题剖析 

　　电力行业是资金、技术密集型的行业，虽然随着时代的发展电力企业在档案管理取得了一些成绩，但由于历史、人为、技术及管理方在面的原因，与现代企业档案管理及今后电力发展的需要还存在着一些差距和不足。

 
　　（一）电力企业对档案管理的重要性认识不足 

　　“电”是工业革命的产物，中国电力的大发展也就近几十年时间，一直以来，电力企业只注重加快电力工程的建设，而忽视了企业的档案建设。再加上部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，电力企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持，使企业对于档案的需求和对档案的利用难以取得预期效果。

      （二）企业档案管理与电力技术发展还不能有机融合 

　　电力服务涉及千家万户，电力从生产、传输、运行，到销售、计量、使用、结算、管理是一个十分复杂繁琐的过程，为实现管理需要，电力企业建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统承载着大量的电力企业管理信息，并且随着电力的发展而快速的更新。但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统相融合，档案管理人员如果不进入到企业信息集成系统中去,则很难掌握到企业信息的核心部分或基本接收不到档案。 

　　（三）企业档案管理现代化体制机制还不健全 

　　电力企业内部分工较细，未形成档案管理部门与各业务部门工作的有效联动，在工作过程中形成的材料归档还比较难，导致电力企业的档案管理工作与其它工作相比相对滞后。 

　　（四）档案队伍的素质与电力的发展还不相适应 
　　由于历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前电力档案队伍中整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。

 
　　三、如何加强电力企业档案管理的认识 

　　（一）提高对档案工作重要性的认识 

　　领导重视是档案规范化管理的关键。要让企业的领导者和决策者充分认识到企业档案是“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，是企业管理的重要组成部分，是一项需要人人参与的重要工作。要将档案工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。 

　　（二）管理机制健全是做好档案管理的保证 

　　要按照国家档案局新颁发执行的《企业档案工作规范》，结合电力企业档案工作的特点，制定并完善档案工作的各项规章制度，建立并贯彻落实部门立卷责任制，切实将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入到企业各项工作流程,严格责任分工、规范过程管控、形成闭环管理。同时要建立档案管理机构负责，企业所有部门参与的档案管理领导机构，形成专兼职档案员相互配合、上下联系，部门和档案室相互贯通、左右协调、纵横结合的档案工作网络。 

　　（三）融入企业主体，为企业生产、经营提供优质服务 

　　在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或到少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。新形势下，档案工作应积极参与到企业生产经营的各个方面，在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。在各个系统的设计和运行过程中就应主动介入，加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。 

　　（四）加强业务培训，提高档案管理人员综合素质 

　　在档案管理现代化建设中,人是最关键的因素,电力档案管理人员除了掌握归档和电力专业的基本知识外,还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报等相关学科知识,在档案管理工作中应具备有积极主动的组织协调能力、观察和分析能力、处理业务水平的能力及应用现代手段的管理能力。所以企业必须将档案人员综合素质培养纳入单位人才培养计划，通过专业培训、继续再教育、进修学习等方式全面提高档案管理人员提高业务能力和知识水平。 

　　（五）加强有效防控，确保网络档案信息安全 

　　电力企业已建立了统一的企业信息系统平台，员工通过平台，可以不用到档案室就能随时查询档案资料，大大突破了时空限制。因此在方便电子档案信息查询的同时，加强电子档案的信息安全防控显得十分重要。第一，在工作中要实行内部局域网和一切外网的物理隔离，确保档案信息网络传输的安全；第二，登陆企业信息系统平台要设置使用权限和密码，超时自动断开；第三，非涉密计算机不能使用涉密移动存储介质；第四，计算机要安装“防火墙”及防病毒软件并及时更新；第五，电子档案库房环境要符合温度、湿度等相关标准，光盘档案、磁盘档案要放置于防磁柜当中，防止受磁场的干扰，电子档案出入库时要加强检验鉴定等等。