浅析档案管理在电力工程建设中的重要性

摘要：当前电力工程建设发展迅速, 电力工程档案管理也随之发挥着越来越不可忽视的作用。作为一项专业性强、内容复杂的工作, 电力工程档案管理工作需要不断提高管理人员的综合专业素质和专业技能水平。为了让电力工程管理工作更加规范化, 本文对电力工程档案管理工作中的一些问题提出建议, 旨在抛砖引玉, 共同促进电力企业改革, 加快电力工程行业发展。

关键词：电力工程; 档案管理; 策略

1 引言

随着电力体制不断改革, 电力工程档案信息管理的准确性和完整性日趋重要。作为工程项目的重要组成部分, 电力工程档案不仅记录了企业自建业以来的工程建设成果及荣誉, 还记录了电力工程企业的发展历程, 表现出企业档案管理水平和企业施工水平。因此, 做好档案管理工作, 是当前工程建设工作中不可忽略的部分, 直接影响到电力工程建设完工质量, 甚至是企业经济效益。

2 电力工程档案管理现状

在电力工程档案管理工作中, 既要求档案管理人员跟上项目施工进度, 保持步调一致, 及时收集整理各方面信息, 又要求其全程参与项目施工过程, 做好管理工作统筹和规划, 从而提高电力工程档案管理水平, 提高电力工程建设质量。然而, 随着社会发展和电力工程体制不断改革, 企业对档案管理工作提出更多要求, 当前档案管理工作还存在一些不尽如人意的地方。

2.1 档案管理工作重视度低

传统电力工程建设中只注重工程施工相关工作, 把工作中心放在工程成本控制、进度及质量上, 却忽略电力建设档案管理工作, 甚至在工程建设中没有设档案管理部门, 造成档案数据信息材料丢失, 从而影响工程进度[1]。同时, 由于企业管理者缺少相关档案管理意识, 造成下属基层人员思想认识不高, 对档案管理工作不够重视。在工作中不仅不配合从事人员进行材料交接, 甚至对其排斥抵抗, 从而影响工程施工进度和质量。

2.2 档案管理人员职业素质低

由于电力工程档案管理部门建设历史时间较短, 其管理人员有的是从其他部门临时调用过来, 大多没有受过专业系统培训, 无法将档案管理工作系统科学、合理有序地展开。同时, 由于没有专业固定人员从事此专项工作, 档案管理工作相关人员在岗位上从事时间短且其综合素质不高, 不能有效顺利开展工作, 甚至出现消极懈怠现象。此外, 在档案管理工作中, 鉴于环境等外在因素, 档案管理人员在工作中缺少检查核对环节, 无法验证上报文件材料真实性, 甚至导致档案信息源丢失。

3 电力工程档案管理工作建议

3.1 加强企业重视程度

企业高层管理者应树立档案管理意识, 重视档案开发管理工作。只有通过自上而下地开展工作, 才能让基层人员明确自身责任, 让档案管理规范制度落到实处, 从而提高档案管理工作效率。

根据我国对电力工程企业档案管理工作相关法律要求, 企业相关人员应加深有关法律认识, 将档案管理工作融入到企业管理中, 建立健全相关制度规范。实施责任到人, 落实到岗, 专项工程专人负责, 确保在管理工作中出现问题时, 能够及时找到根源, 及时解决, 避免出现互相推诿而影响施工效率情况。当然, 在制度推行中, 施工单位高层人员应向基层人员灌输积极思想:问责制不是为了限制档案管理人员工作自由度, 而是为了提高档案管理效率并减轻档案管理人员工作负担, 从而减少基层人员排斥心理, 促进档案管理制度的有效推行。

3.2 提高管理人员素质

首先, 电力企业在选择聘用档案管理人员时, 应选择经过系统培训的专业人员, 能够运用专业理论进行档案信息筛选归档, 从而帮助电力企业单位建立起规范科学的档案管理体系。同时, 在正式开展工作前, 企业单位还应集合新进人员进行短期岗前培训, 针对本单位具体情况进行系统学习, 从而让档案管理人员能够结合实情开展工作, 避免出现一刀切解决问题的情况。

其次, 在工作管理中, 档案管理部门应定期开展培训交流会, 总结当前档案管理工作中存在问题并进行有效研讨, 根据同期行业内档案管理变革发展提出结合本单位实情提出解决办法, 并形成规范文件在部门内浏览传达, 从而利于档案管理工作系统性、延续性。

最后, 企业既可选派优秀骨干人员去往其他企业进行交流学习, 从而提高本企业档案管理人员专业技能水平, 进一步优化档案管理工作。也可请业内专业人士到企业内部进行指导工作, 针对个体情况提出优化建议。

3.3 信息化管理电力档案

信息化建设有利于推动企业档案管理工作, 促进电力工程有序化发展。因此, 在电力工程建设中, 必须要结合现代信息技术, 促进电力工程档案资料管理工作开展。

一方面, 在档案管理中, 企业应建立文档一体化管理系统, 将在工程建设过程中积累整理的资料以电子文档的形式进行备份记录, 同时附上档案保存、鉴定、利用和归档信息以保证档案资料完整性。此外电力企业档案管理应实时监管电子文件信息, 确保档案资料信息真实性和有效性。另一方面, 企业还应加强档案管理系统安全性, 做好保密工作。由于电力工程档案资料涉及到相关知识产权和商业机密, 因此在管理工作中, 电力企业单位应建立起档案数据一体化管理, 将文字图片信息和视频等内容都录入数据库中。在此基础上建立档案资源目录, 从而方便使用者进行信息检索, 且利于保护档案资料信息安全, 不易造成信息遗失[2]。

4 结语

电力工程档案真实完整地记录了电力企业工程建设过程、实体情况和建设质量, 是维护企业合法权益、保证企业经济效益并反映企业历史真实面貌的一项重要基础工作, 同时也是工程项目投产后进行运行检修、扩建改建工作的重要材料依据。在电力工程建设中实时收集整理档案资料, 精确核查工程文件材料, 规范化管理技术档案, 保证企业档案资料系统性和完整性, 有利于为当前工程建设工作开展各项服务, 也有利于为电力企业工程后续投产工作做好基础准备工作。

参考文献

[1]冯雪.探讨电力档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务, 2016, 24 (01) :105.

[2]刘霞.浅谈电子信息时代电力档案管理工作的创新策略[J].现代国企研究, 2016, 8 (04) :77.