文档管理在发电企业信息化管理中的应用

2016-11-06 14:09:46 大云网　点击量：评论 (0)

利用文档管理系统集中管控各类核心资料与文件，实现文档的全生命周期管理、便捷管理、安全管理，使发电企业人员能够随时随地、及时有效的进行协同办公，提高了发电企业全体员工的办公效率与文档安全。在数字化管

利用文档管理系统集中管控各类核心资料与文件，实现文档的全生命周期管理、便捷管理、安全管理，使发电企业人员能够随时随地、及时有效的进行协同办公，提高了发电企业全体员工的办公效率与文档安全。

在数字化管理的发展过程中离不开各种电子文档，电子文档缺少专人管理容易造成机密泄露、重要信息流失、内部沟通不畅等问题，对企业信息化、数字化发展起到极大的阻碍。对于发电企业，运规、图纸、说明书等众多电子资料形成庞大的无形资产，如何合理有效的管理电子文档成为助力发电企业信息化管理水平提升的重要课题。

发电企业文档管理面临的问题

尽管当今电子文档管理在企业资产管理中越来越占据重要的位置，但在发电企业中，文档管理及文档管理系统的应用并未形成普遍趋势。以北京太阳宫燃气热电有限公司（以下简称“京阳热电”）为例，虽然公司已在2012年建成ERP系统，形成集人、财、物于一体的资产管控体系，但在文档管理方面，尤其是电子文档管理方面，仍存在一定欠缺。主要体现在电子文档管理松散，缺少系统化管理，文档无法有效共享，存储缺乏统一性，对文档的版本管理、过程管理、权限控制管理更是无从谈起。

ERP系统虽然将全部生产、经营流程均在系统中得以固化，起到了规范化管理的作用，但对于文档的权限把控，文档操作的生命周期把控，文档查找速率把控以及文档安全把控不是很完善，时常出现文档泄密及丢失找不到的问题，对工作的和工作效率造成极大障碍。

目前，很多企事业单位已经开始关注电子文档的系统化管理，借助文档管理系统将各部门的信息集中存储到指定服务器上，通过科学的分类和严谨的权限控制，对电子文档进行有效的集中化管理，建立信息共享通道，同时有效防止信息的丢失。

文档管理系统搭建的目的

1、规范性

建立企业文档管理规范，统一文档管理要求。文件管理系统通过权限管理，对不同的员工开放不同级别的文件库，最大程度上保障文档安全。员工通过文档管理系统有效的协同办公，加强文档安全保护，提高办公效率，为企业带来了创新的办公模式。

2、便捷性

通过文档管理系统项目的建设，建立合理的索引体系，使用户在查找文档时实现毫秒搜索，而可以有多种搜索条件设定，包括对于文档管理的其他需求也都一一满足，在使用体现方面赢得使用者满意。

3、安全性

通过权限控制对文档的操作权，确保非具备权限用户无法获取文档信息。在文档审计方面记录文档操作的整个生命周期，确保文档的任何操作完整被记录。以系统管理的模式实现文档备份，避免个人电脑在发生意外的系统崩溃时重要文档丢失无法找回的情况。

文档管理系统的设计

文档管理系统首先要建立起企业文件库，文件库可以将单位所有资料分门别类的存放，便于日后方便查阅，不同的类别设置不同的目录，可以使成功案例、先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享，便于大家共同学习、使用，快速提高。可以由相关的人进行负责，由此人负责对这个目录赋予相关人一定的权限，允许其是否可以修改还是只读，这样就能保证资料不被任何人随意修改。

文档管理，既可以按资料来源建不同的目录，也可以按部门来建不同的目录，同一部门的人只能进自己部门的目录来查询资料，这样也可以增强各部门之间材料的保密性。

此外文档管理系统还具备统一的数据管理功能，通过集中管控加强了文档的安全性。

文档管理系统解决方案

文档管理的问题解决需要通过三方面入手：底层的存储服务器，中层的文档管理系统，顶层的文档管理体系。

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1、文档管理体系

想要成功的进行文档管理首要任务是建立合理的文档管理体系。首先应制定相关的管理制度，约束和规范职工行为，为文档管理的标准化、规范化提供有力保证。其次根据文档管理需求，需要定义文档类型，例如按照文档形成的不同时段和所起作用可分为模板文档、过程文档、受控文档、归档文档等四类。

在发电企业中，很多类型的文档已形成模板内容，例如典型工作票、标准危险点、合同模板、经济分析报告等，这些模板分散保存在员工电脑中，管理相对混乱，借助文档管理系统就可以对模板文档进行统一管理。

发电企业每年都会有定期检修、技术改造等工程项目，项目过程中产生的文档会因项目进度情况发生变化，文档的传阅人较多，版本控制尤为重要。传统的通过即时消息软件、邮件等方式进行文档分享容易造成混乱，借助文档管理系统的文档共享和版本控制功能可有效地解决这个问题。

发电企业对外报送文件较多，每天/月/季/年或不定期都有对外报送数据、报告、文档的需求。此类文档需要经过公司审核后可对外报送。因此受控文档在发电企业中应用普遍。

归档文档能够使员工方便参考和调阅历史资料。

2、文档管理系统

发电企业文档管理经常会碰到以下问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。

文档管理系统是基于对文档管理和协同工作所设计，以“易用、适用、好用”为产品策略，集互联网新技术、应用整合和平台接口技术等最新发展的诸多应用。实现了以文档管理为核心，以多媒体管理、纸质文档数字化、安全防扩散泄密等多种应用与技术手段，实现高效协同工作。

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安全：全方面的安全管理，从系统登录安全管控；登录系统后的权限管理；操作文档的审计；后台登录情况；存储服务器的存储加密管理。安全无处不在，360度全方面的保护资料。

效率：移动化办公；快速共享；毫秒级全文索引。加快工作协同与效率，让员工把时间花费在更能给企业创造价值的工作上，降低企业运营成本。

易用：用户使用简单，快速上手，降低实施项目难度。

管理：管理系统人员操作容易，管理简单，可以根据情况赐予不同权限的管理人员，大大减少了管理人员的管理难度。

3、存储服务器

企业级服务器存储，数据安全性能大幅度加大。服务器的实时运行，不断支撑着文档管理的工作。统一的资源利用，简化的管理，易于实现的部署，最广泛兼容的存储设备，开创了信息存储及管理的新模式，让信息存储从繁杂的管理中解放出来。

文档管理系统应用效果

1、规范文档管理要求

完善文档管理制度加强文档管理的规范化建设，健全各项文档制度，形成规范化的文档管理体系。制定严格的操作规程和工作规范，要求对员工进行经常性的培训和教育，使员工逐渐摒弃旧的工作方式，学习掌握先进的操作规程和技术，并按先进的规程进行操作，有利于提高员工的整体素质。

2、提高协作办公速率

文档管理能够促进协同工作，提升工作效率。避免了多人多次编写、更新文档内容，由于缺少文档操作记录，最终导致互相推诿责任的问题。

3、实现真正的无纸化管理

文档管理除了能够精简业务流程，提高工作效率，真正意义上实现无纸化办公、无纸化设计与创造，可以节约大量的纸张和相关费用。

4、文档管理提升管理的规范性，有针对性设置权限

文档管理在解决文档管理和安全共享问题上起到了重要的作用。它以文档的创建者为中心，文档的创建者有权利设置文档的共享指向对象，并且更加细分到，该指向对象是否具有拷贝、打印、编辑等权限。除了创建者之外，创建者的上级具有更高的权限，有权限对创建者的操作进行更改和撤销，并且可以更改文档创建者的相关权限。通过文档管理系统，对员工的所有文档操作行为了如指掌，而且也保证了文档资料的安全性。

结论

随着企业的发展，文档作为一种日常交流的重要依据、工作成果总结、技术储备资料等显得尤为重要，企业日积月累地产生了大量有价值的文档，这些无形资产是企业的宝贵财富，是企业的知识沉淀，是企业的重要资源。通过文档管理系统对文档进行有效的管理，能够使文档资料的使用既具有严肃性，又兼顾灵活性；既保障了安全性，又提高了工作效率。打破传统，创新机制，利用信息化手段，提升数字化管理，全面推动发电企业各项工作再上新台阶。