电力工程总承包项目档案管理浅析

2工程总承包项目中档案管理应注意的问题

2.1建立组织机构。工程总承包项目初期，总承包单位一定要将档案管理列入领导议事日程，明确一位项目负责人分管档案工作;成立由建设单位、监理、总承包单位专兼职档案人员组成的工程档案管理网络组织机构;根据项目的进度情况，定期召开工程总承包项目有关各方主要负责人参加的工程项目档案归档情况调度会，了解档案工作进度，解决工程建设中档案管理遇到的问题、协调各方关系。

2.2前期编制归档计划。为确保工程建设中总承包单位和业主按归档计划进行实时检查档案的收集、整理，需在前期准备阶段各分包单位和总承包单位必须编制归档计划。

2.3设立专门条款、责任人和责任。根据国家档案局《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的要求，签订项目合同协议应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件材料以及所移交文件材料整理、归档的责任，将文件材料的归档与经济责任制挂钩。

2.4坚持档案工作与工程建设同步进行。坚持同步管理就是要求项目文件的收集、整理、归档和项目档案的验收，要与项目的勘测设计、建设施工和竣工验收同步进行。为了实现在工程总承包项目中档案工作与工程建设同步，可以适当采取单位工程分步移交的方式，避免因移交档案的时间紧、档案数量大，集中归档很难保证整理、审核的质量，造成工程档案的完整率、准确率和合格率下降。

2.5与业主充分协调与沟通。与业主充分协调和沟通是保证档案工作顺利进行的前提。在项目初期就要积极与业主的档案管理人员进行沟通，明确档案管理的各项规章、制度，积极与业主进行沟通、解决问题。

2.6建立档案信息化管理平台。总承包单位应建立工程项目档案管理系统，对工程项目进行全息化管理，建立项目档案编码体系，将案卷信息输入计算机数据库，还应与各分包方联网，通过网络化的档案管理系统，监控和指导各分包单位档案资料的形成和整理情况，随时发现问题，解决问题，便于档案归档的及时、准确、完整。

3管理工程应用实践

近年来，我公司先后承揽了江苏如东秸秆发电厂、华能长春生物质热电厂、牡丹江佳日发电厂等多个EPC工程项目。现将总承包项目档案管理体系建立与健全的实践过程，进行归纳总结，供同行参考。首先，项目初始，领导就高度重视，派了2名资深档案人员进驻现场;现场还设立符合“八防”要求的档案库房;建立由总包单位和分包单位参加的档案管理网络，各分包单位成立档案管理小组，项目经理做组长;制定《华能长春生物质热电厂新建工程总承包项目文件材料立卷归档办法》、档案借阅管理规定及档案库房管理规定等多项规章制度;总包单位档案人员与业主进行沟通，明确归档内容和归档职责;各分包单位按要求编制归档计划，作为归档情况检查的依据;总包单位档案人员定期对各分包单位档案人员进行国家标准、行业标准及其他规章制度进行培训;把项目档案管理工作做到工程前端。其次，在项目实施阶段，坚持工程进度和档案工作同步进行，做到“三纳入”;按照分包单位编制的归档计划，不定期对分包单位进行现场指导、监督及检查，对已完成的单位工程进行预归档整理;在整理过程中遇到的问题，及时处理，随时掌握分包单位归档情况，做到资料随时按单位工程进行归档、排架，并按《火电企业档案分类表(6--9)大类》进行编号。最后，工程项目竣工验收和移交阶段，因档案工作管控健全和规范，前期工作准备充分，在项目档案移交量大的情况下，确保项目档案及时移交，顺利通过档案专项验收，得到了业主的好评。

作者:刘勇            单位：东北电力设计院有限公司