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工程设计档案的信息化管理

2013-12-13 10:54:52 大云网　 点击量： 评论 (0)
摘要:本文通过利用电子档案管理信息系统对工程设计信息及其电子文件的管理，对工程设计档案的数据转换、数据库设计、电子文件的收集、电子文件数据的挂接、以及档案信息的统计等问题进行一些摸索和探讨。1问题的
足的情况下对重复性信息进行删除，例如：正本与副本一项可合并为新库中库存数，正本编号、销毁卷册可在销毁子系统中体现。对新库中所需信息在旧库中没有单独体现的数据，可通过EXCEL表格软件将数据内容拆分，例如:从卷册检索号中将工程编号提取出来形成项目级工程编号内容。
c. 电子档案管理系统中要求必须有的字段，若与原.DBF库中字段类型不匹配，应以电子档案管理系统库结构类型为准。
例如：原数据库中保管期限为字符型数据，现改为整数型数据（通过代码表设置）。原登记日期为字符型数据，现改为日期型数据。
d. 符合用户的要求，便于网上查询各种档案类型文件，为全院用户提供共享信息资源。具有较高的质量便于维护、易于理解、提高工作效率。同时考虑档案部门及用户的一些统计工作，设计相应字段。
e. 根据网络优势丰富档案信息内容，以符合设计人员网上查询浏览。
我们经过多次调研、修改，确定了适合我院的各档案类型数据库结构，以工程设计成品档案为例，该档案类型分项目级、卷级、文件级三层管理。
设计成品项目定义（工程属性）：工程编号、工程名称、设计分类、建设规模、设计容量、电压等级、设计起止年代、投产日期、工程地址、总工程师、项目经理、顾客名称、主设计单位、参与设计单位、建设单位、备注等。
设计成品卷定义（卷册属性）：所属工程编号、设计阶段、专业、卷册序号、卷册版次、卷册检索号、卷册名称、总登记号、设计日期、项目经理、专工、主设人、卷册负责人、库存数、目录页数、图纸总张数、新制图张数、套用图张数、说明书本数、清册本数、概预算数本数、登记时间、分类号、密级、保管期限、鉴定日期等。
设计成品文件定义（图纸属性）：所属卷号、文件序号、文件检索号、文件名称、电子文件名、套用图号、编辑软件、总工程师、项目经理、主任工程师、专业组长、主要设计人、设计制图、校核人、描图、设计日期、分类号、页数、文本页数、库存数、密级、保管期限、鉴定日期、备注等。
f. 利用该系统中代码表、分类表的管理，根据档案标准中表示档案的某些符号转化为计算机和使用人员便于识别、处理的另一种符号体系。它是电子化管理的基础，在计算机管理系统中信息分类编码的好坏直接影响到信息资源的共享及信息交换的效率。因此按以下原则设计代码表、分类表：
位数合理，既能减少存储空间，提高传输效率，又能保证信息的容量。
代码表的设计要与行业中对于档案标准的信息分类相结合，有
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