档案信息化与工程档案计算机管理

2014-07-20 09:55:39 化工管理 2010年11期　点击量：评论 (0)

档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。对其内涵与实质的理解必须全面透彻,把握档案信息化的科学内涵尤为必要,对于做好工

档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。对其内涵与实质的理解必须全面透彻,把握档案信息化的科学内涵尤为必要,对于做好工程档案计算机管理工作具有指导意义。

一、档案信息化的涵义

档案信息化可理解为是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础,以档案信息的资源化为主导,以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程。这一描述包括以下3个过程:一是以现代信息技术在档案工作领域广泛而实际的有效利用来作为技术应用过程;二是将档案“信息化”中的“信息”通过各种方法,手段进行整合,开发,使之“资源化”并为社会广泛使用的转“化”过程;三是将档案信息化逐步纳入到整个社会信息化之中的发展过程。

综上可以看出,档案信息化具有以下两方面涵义:一方面,档案信息化是一种社会发展形态,是档案工作发展到某一特定社会进程的概念描述,而不是某一时刻的结果。在这一过程中,档案信息化在其自身发展过程中涉及社会的各个方面,因此,要把其作为整个社会信息化进程中的一个方面或是缩影来看待,它属于社会信息化中的应用性工程之一;另一方面,档案信息化又是一个不断完善和发展的过程,在这一过程中信息技术的发展与广泛应用是推动档案信息化进程的动力,开发与有效利用档案信息资源的能力,进而实现资源共享是目的,为此,这一过程需要多种社会力量的参与和良好的档案工作内部条件和外在环境。总之,档案信息化作为一个运动过程,它是一个动态概念,它的内涵在不同的历史发展阶段会呈现出不同的特点。

二、档案信息化的实质

档案信息化中的“信息”实质上指的是“档案信息资源”。它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础,也就是说,我们要运用一定的技术手段,创造适宜的社会条件,将其视为一种社会资源加以开发和利用。从深层意义上说,档案信息化就是给人们对档案“资源”利用提供一种非常有效的手段,使人们能以更快更便捷的方式获得并传递这一“信息资源”,实现真正意义上的信息利用社会化,这也就是档案信息化的实质问题所在。这一问题的实现需要具备以下要素

①档案信息资源作为档案信息化活动的基本资源,在量的积累上要达到一定高度。经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领域,且能产生并创造出越来越多的物质与精神财富是档案信息化的慕础,

②信息技术在档案工作实践领域的有效利用,使档案信息能够实现技术意义上的资源化(数字化)是实现档案信息化的前提;

③档案信息观的普遍提高是社会各方面广泛利用档案信息资源,实现档案信息化的重要条件。

档案信息化的核心是档案信息资源的建设,在档案信息资源建设量的积累过程中,使档案信息不断“资源化”是档案工作追求的价值目标。

三、档案信息化改变传统的档案管理方式

计算机辅助设计在我国工程设计领域的广泛应用,利用计算机这种先进的技术工具,产出规范、准确、美观的设计成品,即工程图纸,是设计人员心血的凝聚、智慧的结晶,也是社会的宝贵财富,妥善保管与有效利用是至关重要的。

历来,设计者要花费大量的时间和精力查找已有的图纸档案,对有些相同工程或修改极少的图纸,为了提高设计效率,只能用调底图再晒蓝图的方法,在蓝图上进行修改。这样成本高,图纸不美观,设计人员带来不便,增加重复劳动时间,随着档案信息技术的深入推广,网络技术的普遍应用,光盘存储技术的日益成熟,使得档案信息的生成,发行,传递、复制、更改,存储变得十分方便,一种产品的几百页资料和图纸浓缩在一张光盘上,联网传递时间以微秒计,而且准确无误。

四、档案信息化具体运作——工程档案计算机管理

(一)运用计算机管理工程档案对数据库的要求

计算机的管理程序中必须有专门用于实现各种文字资料、各种幅面的工程图纸、文件。图片等计算机管理的综合系统:它集档案管理,图纸录入、净化、修改、输出,矢量化等图像处理于一体,建立无纸档案库。该档案库可以放置在硬盘上或光盘上,可通过分类检索或条件组合检索快速查到所需资料;可以随意移动、放大,缩小图纸和文字资料,档案人员可以对相关数据进行修改、编号,并对各种资料进行无失真输出。实现文书档案与科技档案的互通渠道,解决单位内有关生产,技术部门对各种文件图纸的网络共享、查阅等问题,通过良好的接口界面,使得设计部门的设计图纸、生技部门所出的竣工图纸传送到档案室,由档案人员进行整理、归档。并通过网络进行借阅,经过生技科的核准,提供竣工图给生产技术人员进行检修后的修改,使得技术人员在施工现场就能借阅工程图纸及有关档案。

(二)档案管理数据库应符合以下几种技术指标

①该系统标准符合档案的有关标准和规程。

②支持包括图纸、文档等在内的多种类型的档案。

③可擦写光盘压缩存储。

④图纸幅面不限,能通过扫描仪迅速方便地进行输入和处理。

图纸档案既可以在喷墨绘图仪上输出,也可以在打印机上迅速方便地输出,输出后的图纸档案可以大小不限。

⑤系统对图纸进行数据库管理,并可进行查询,浏览、编辑、数据维护及输出;同时具有档案的保密机制,使不同用户按授权访问不同图纸。

@提供图纸处理工具箱,可以对图纸进行灰度及彩色过滤、净化、缩放、修改、拼接等操作:具有多窗口编辑能力,可对图纸的误差进行调整和修正。

⑦网络吞吐量大,系统支持大型投影设备,可将图像清晰地显示在大屏幕上。

(三)实现工程档案计算机管理必须解决的问题

①用户授权及保密机制,不同的用户具有不同的权限,以防止非法侵入。

②多种检索方式,提供灵活的分类检索及模糊检索方式。

③档案记录的显示与漫游。

④档案统计,用户借阅管理,可对数据库中的图纸、文字材料进行跟踪管理,记录图纸的借阅历史,统计图纸的使用频率,明确图纸的损坏、遗失的责任:借阅图纸时,建立图纸借阅记录,对借阅进行检索和统计。

⑤可无限量保存图纸;文档、工程图纸等可以打印输出。

⑥档案库的维护;可任意创建档案库:有完善的备份与恢复功能。

⑦可以进行档案销毁管理,并且可以预先对需要销毁的档案进行鉴定。

传统的档案管理方式非常繁琐,且使档案库存不断增大,占据了大量空间,查找困难,浪费了大量的人力物力;而电子计算机管理档案,则大大提高了工作效率,并且能使档案保存期限长,安全可靠,占用空间小,查找方便、快速;我们档案人员应与计算机管理人员互相配合、共同努力,在实践中不断创新、不断完善,为加快工程档案电子化进程做出贡献。

(作者：杨卉青单位:中国石油吉林油田工程质量监督站)