档案信息化与工程档案计算机管理研究

2014-07-20 09:54:20 计算机光盘软件与应用　点击量：评论 (0)

摘要：随着经济与科学技术的高速发展，档案信息化趋势已经成为一种必然。本文先是对档案信息化的概念进行了介绍，进而提出了一些加快档案信息化建设的有利措施，最后研究了档案信息化建设中的具体实例工程档案计

摘要：随着经济与科学技术的高速发展，档案信息化趋势已经成为一种必然。本文先是对档案信息化的概念进行了介绍，进而提出了一些加快档案信息化建设的有利措施，最后研究了档案信息化建设中的具体实例“工程档案计算机管理”，旨在促进我国档案管理事业的不断进步。

关键词：档案信息化；工程档案；计算机管理

中图分类号：TP391.7 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 17-0000-02

1 档案信息化的概念

所谓的档案信息化指的是以将实体档案为基础，通过现代化的信息技术手段，将档案内容、存在形式进行数字化转变，并保证档案内容在转变的过程中不会丢失和改变，最终达到档案资源共享的目的。档案信息化可以概括为三个过程：一、现代信息技术在该领域的应用过程；二、整合、开发档案信息化中的信息，将其“资源化”且为社会接受的转化过程；三、将档案信息化一步步地融入整个社会信息化的发展过程。

档案信息化是一个动态概念，是一个运动过程，会根据历史发展阶段的变化而表现出各自不同的特点。

2 加快档案信息化建设的几条有利措施

2.1 强化档案信息化意识。马克思主义哲学中明确指出意识具有一定的能动性，因而不断强化档案信息化意识，能对档案信息化建设产生一定的能动作用，所以应该重视、强化这种意识。档案信息化的具体执行者档案工作人员，他们的能动性直接关系到档案信息化的成功与失败。只有让档案工作人员深刻了解档案信息化的必要性与重要性，将档案信息化的意识深深植入思想中，从心里把档案信息化当成自己的责任和使命，只有这样档案工作人员才会积极投身到档案信息化事业中去，积极解决档案信息化过程中所遇到的各种难题，并认真思考其他社会信息事业同档案信息化建设的彼此联系，使他们相互促进，共同发展。

2.2 提高档案信息化相关的技术水平。加大硬件设备的投入，比如计算机、服务器、路由器、扫描仪等。除了加大硬件设备的投入外，还需重视软件系统的开发与完善，建立一个统一的操作平台，以此平台为基础建立各处的分中心，并组织档案管理人员认真学习计算机系统的软件操作，为档案信息化做好前期准备。

实现档案中心目录以及全文内容的数字化处理。档案中心目录的输入是档案信息化的基础性工作。对于一个企业而言，每年都会从各个职能部门汇集大量的档案资料，为了防止重复劳动，应该从信息源头着手，并制定统一的数据格式标准，一边整理一边输入，为纸质档案向数字档案的转变提供便利。这样做不但可以节约大量的人力物力，而且在很大程度上缩短了档案信息数字化所需要的时间。

2.3 提高档案信息管理水平。信息技术的快速发展与电子政务的日趋流行，要求档案基础建设应该以档案信息化建设为重点。当今社会，计算机管理模式已经全面渗透到了各类信息管理领域，档案信息也不例外。档案部门通过购置计算机、扫描仪、光盘刻录机等设备，建立起自己的局域网，大大提高了档案信息管理水平与利用效率。

档案信息化的不断深入，越来越多的电子文件随之产生，电子档案的管理工作已经引起了人们的注意，其中保证电子档案的安全性与提高电子档案的利用效率是焦点。国家档案局于2002年颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中明确要求，电子文件的形成单位以及电子文件的接受单位要将电子档案的管理工作落到实处。所以，针对电子文件形成单位的本身特点，选择合适的档案管理软件进行有目的、有规划地信息录入与管理是档案信息化过程中一项不得不面对的工作。

电子文件是档案管理软件的具体管理对象。电子文件能否实现被高效、科学的管理，选取恰当的档案管理软件是关键。档案管理软件将电子文件进行有效地开发、整合，不但为单位形成了有益的信息积累，也为社会文化的积累贡献了力量。

3 档案信息化对传统档案管理方式的影响

在我国工程设计领域，计算机辅助设计占据着重要的一席之地。计算机辅助设计的不断成熟，为规范、美观的产品设计提供了先决条件。设计成品也就是工程图纸凝聚着设计人员无数的智慧和心血，亦是宝贵的社会财富，因此对其稳妥保管、高效利用是很有必要的。一直以来，设计者们通常需要浪费较多的精力、时间去翻阅之前已经做好的图纸。对于相同或者图纸变动较小的工程，为了实现提高设计效率的目的，一般只能采用先调底图，再晒蓝图，最后修改蓝图的方法。这种方法，有以下三个缺点：一、经济成本较高；二、人力浪费严重；三、图纸不美观。随着档案信息技术、网络技术、光盘存储技术等不断发展，档案信息化过程在逐渐简化。一种含有成百上千页资料、图纸的产品，可以在极短的时间内浓缩到一张小小的光盘上，在互联网上传递时，快捷、准确等优势也是有目共睹。

4 档案信息化的具体实例“工程档案计算机管理”

4.1 工程档案计算机管理对数据库的要求。计算机的管理程序中需要有一个综合的管理系统，该系统具有档案管理、图纸录入、修改、输出等多项功能，用于文字、工程图纸、文件、图片等方面的综合管理，为最终建立起无纸档案库服务。该无纸档案库可以通过一定的技术手段刻录到光盘或者硬盘上去，通过条件组合检索以及分类检索等方式可以较为迅速地找到目标资料。档案工作人员可以将该无纸档案中的资料进行任意的缩小、放大以及移动处理，并做编号，如果需要，还可以进行无失真输出操作。无纸档案库的出现，使得文书档案与科技档案紧密相连，依靠性能良好的接口、界面，将企业的竣工图纸以及设计图纸传输给档案室，并由档案工作人员完成整理、归纳等动作，然后上传网络。企业内部生产、技术类档案文件得以网络资源共享，这一点对于企业的成长是十分有利的。

4.2 工程档案数据库需要满足的几项技术指标。工程档案数据库需要满足以下几项技术指标：一、此系统标准与档案的相关标准、规程相符合；二、兼容、支持多种类型的档案信息，如文档、图片、文件等；三、能够使用光盘进行刻录且能被压缩存储；四、对图纸的幅面不做严格限制，使用扫描仪设备能够对其进行快速地输入，至于输出可以采用打印机或者喷墨绘图仪，输出幅面的大小可以根据需要调整；五、该系统采用数据库的方式对图纸进行管理，并设有档案信息的保密措施，用户可根据自身的权限查询、维护、输出相关的图纸张。六、设计并提供图纸处理工具箱，以此实现对图纸的相关操作，如调色、缩放、拼接等。还要使其可多窗口编辑，方便修正、调整图纸的误差。七、为了便于展示，该系统应可以同投影设备相连，将图像清晰地投影到大屏幕上。

4.3 工程档案计算机管理需要解决的一些问题。工程档案计算机管理需要解决的一些问题：一、做好用户授权以及保密工作，根据用户的不同给予不同的权限，防止资料外泄和非法入侵。二、将检索方式多元化处理，保证检索的灵活性，比如分类检索、模糊检索。三、对于档案的利用情况有一个详细的记录。四、具有较大的存储空间，可以保存无限量的图纸以及其他信息，且打印输出较为方便。五、档案库便于维护，且具有较强的备份、恢复功能。六、具有废弃档案销毁功能，并在销毁之前进行鉴定，查看其是否满足销毁条件。

5 结语

传统的档案管理模式不仅繁琐而且效率较低，且会导致档案库存逐渐变大，既浪费了存储空间，也给查找增添了极大的麻烦。相较而言，使用计算机进行档案管理，不仅使工作效率得以提高，而且在其他方面也表现出了传统模式所没有的优势，如安全可靠、占用空间小、查找迅速、可长期保存等。正是这些优势使得档案管理越来越离不开计算机技术的发展。两者之间进一步地有机结合仍然需要档案工作人员的不懈努力。(作者：韦艳平)

参考文献：

[1]侯海琴.谈工程档案收集管理网络体系的建设[J].浙江档案，2010，8.

[2]许志娟.试论计算机网络技术在档案管理中的应用[J].湖北成人教育学院学报，2011，1.