协议库存采购模式下电网企业物资合同管理问题研究

2017-02-08 15:59:17 大云网　点击量：评论 (0)

对电网企业协议库存采购模式下，物资合同管理过程中出现的问题进行分析和研究，进而给出相应的管理策略，优化合同管理各业务环节，提高电网企业物资合同管理水平，促进电网企业更快、更好发展。关键词：协议库存

对电网企业协议库存采购模式下，物资合同管理过程中出现的问题进行分析和研究，进而给出相应的管理策略，优化合同管理各业务环节，提高电网企业物资合同管理水平，促进电网企业更快、更好发展。

关键词：协议库存物资采购电网企业合同管理

庞大的电网建设与运营维护产生了品种和数量繁多的物资采购需求，每类需求在完成时间、技术标准、重要程度、价值量、需求量与需求频次、供应商群体等方面各有不同。在协议库存采购模式下，不同品种、不同需求时间，甚至不同需求方的物资能够通过一次招标，在同一个供应商处进行采购。相较于批次采购，协议库存模式更加高效、灵活，能够涵盖的物资范围更广、采购范围更大，而灵活的采购方式也对合同管理提出了更大的挑战。

1.协议库存采购模式下物资合同管理的特点

协议库存采购模式下的合同管理首先与供应商签订明确采购额度、采购单价、采购期限的框架采购协议，在未来实际需求发生的时，将实际需求与采购结果进行匹配并签订包含具体项目信息、物资规格、数量、合同金额的供货单，供应商以供货单为依据进行合同履约、结算的一种合同管理方式。

2.协议库存采购模式下合同管理存在的问题

1）合同集中签订模式难以实施

由于在协议库存采购模式下，采购物资往往价值低、供应分散、确定性低且时效要求更高，原来招标时间固定、批次合同集中签订的模式难以实施，无法满足实际需求，若固守原有的合同签订方式，合同签订工作势必成为整个采购过程中的短板。最终造成工程等物资，物资等合同的局面。

2）供应商违约风险不断加大

协议库存物资采购结果是在框架协议约定的有效时期（一般为1年）内陆续匹配实际需求，这就决定了在招标、框架协议签订完成后，还要经过一定的时间，才能进入合同的履约环节，履约的时间不确定性也更强，这样就导致在合同履约时，往往会出现采购物资市场价格已经出现较大变化的情况，从而造成了不可避免的违约风险。例如：若采购物资的价格上涨幅度较大，供应商往往会以采购物资的原材料价格变化为由，拒绝生产履约并要求解除或变更合同，甚至直接选择违约。

3）物资供应无法得到有效保障

在物资供应履约的过程中，由于实际需求提出具有随机性，而需求的到货时间、数量的计划性又较差，经常出现需求提报后要求在较短的供货周期内完成供货的情况，而此时供应商在接到供货单后，由于生产周期、运输等因素，往往无法第一时间完成供货，需求与供应之间的矛盾变得异常突出。

4）物资琐碎复杂结算周期过长

由于使用协议库存采购的物资往往价值低、物资规格琐碎复杂，到货后涉及项目单位多，且对应的工程数量也极其庞大，在只靠供应商自行办理付款手续的方式下，严重拉长了支付周期，造成供应商回款速度慢，无法保障持续供货，挫伤供应商积极性。

3.协议库存采购模式下合同管理优化策略

1）优化合同签订流程，开展常态化签约模式

在协议库存模式下的合同签约环节开展“常态化签约”，即将合同签订流程由批次集中签约优化为标准化、流水线、常态合同签约模式，即将原1-2个月一个集中批次的合同签订周期、供应商参与合同制作到签约全流程的集中批次签订管理模式，在按要求采用合同标准范本、全面采用电子商务信息平台的基础上，将合同制作和会签流程与供应商签约流程分离，分别进行管理封装，再通过供应商服务大厅实施一站式服务“窗口”常态化签约，确保“随到随签”。

2）优化物资定价方案，应用价格联动机制

采购物资价格变动对采购人与供应商都存在着不可确定的风险。从合同管理的角度寻求降低违约率的方法，就需要对原有的定价机制进行优化，寻找双方都能接受的价格条款。为此，创新的在合同中增加了价格联动的条款。对于受原材料价格波动影响较大的物资，应根据原材料基准价格及联动公式自动生成联动后的价格，并与供应商按照联动后的价格签订供货单。

通过价格联动的条款，能够使供需双方在公平交易的前提下避免由于时间带来的价格变动风险，在价格上涨时避免供应商违约，提高合同的执行率；在价格下降时能够充分发挥杠杆物资的议价优势，获得较低的采购价格。

3）优化物资供应环节，实施寄存物资管理

为解决物资供应环节的难点，在与供应商签订框架协议的基础上，通过提前在招标采购时事先约定，创新实施寄存物资管理。寄存物资管理是指在协议库存物资采购方式下将所有权归属供应商的物资先存放在电网公司实体仓库内，待货物领取后与供应商进行定期结算，完成物权转移的一种供应管理方式。主要包括：确定寄存物资目录、制定寄存物资储备方案、生产送货、质量检测、存储保管、出库领用、补库等环节。这一管理模式的核心是通过科学预测，供应商提前合理生产、储备物资，做到物资需求“随要随有”，达到提高物资供应速度和效果、降低物资供应成本的目的。

4）优化合同结算环节，实施主动计划型付款

为应对付款周期过长的局面，主动调整付款模式，实施“主动计划型”付款。一是合同签订完成后，由合同结算人员整理出项目物资合同付款台帐，根据工程项目进度及合同条款主动把握付款节奏；二是由物资履约人员跟踪物资的到货、验收情况，到货后及时督促项目单位进行到货验收，统一组织项目单位、供应商在指定地点集中办理结算手续，减少供应商奔波次数，大幅缩短了单据办理的时间；三是通过电子商务信息平台、短信平台、电话通知等多种渠道主动通知供应商办理结算手续，递交发票，积极解决供应商办单、付款过程中的问题，对符合付款条件的合同及时纳入付款计划。

4.结语

经过对协议库存物资从采购到签订、供应、结算各环节进行优化、调整，确实解决存在的问题，使整个合同管理流程的工作效率大幅提升，供应商违约风险得到有效防控，物资供应服务得到有效保障。

参考文献

［1］张和平, 王正蓉, 赵蓉. 解析电网企业物资合同管理 [J]. 科技与创新,2015(15):56-57.