信息化理念决定建设的成败

　北京界上传媒集团应用协同办公OA系统已很多年的时间，目前系统在公司已经成为大家不可缺少的工作伙伴和工具，回想整个系统建设以及维护、升级的过程中，也有一些体会和经验，希望对企业信息化建设有所启发和帮助。

 

　　我们最大的体会是：正确的“信息化”理念是信息化建设成功的决定性因素。

 

　　俗话说，“最简单的就是最难的”，什么叫“信息化”，尽管我们没有必要强求一个完全正确、严谨的定义，但在实践中，每个人对信息化的理解确实千差万别，种种不解、误解和错觉成为影响信息化推动的最大桎梏。所以，正确界定“信息化”的正确涵义并不是可有可无的事，我们甚至认为这一点是最为重要的，可能大多数推行信息化的人员都会有此同感，特别是当你面对千奇百怪、莫名其妙的问题时更会有这种感觉。信息化固然涉及到很多计算机知识、管理知识、业务知识等，但如果缺乏信息化的理念，这些知识就如同散兵游勇，无法形成统一的战斗力，毫无意义。正确的信息化理念是什么，尽管理念的东西很难用文字完整地表达出来，但大致可以从以下几方面理解和体会：

 

　　1 、信息化是一个独立和完整的概念

 

　　目前，理论界对信息化的定义还没有一个明确的完整概念，但有一点被人们所忽略，这就是信息化是一个“独立”的概念。人们在谈到信息化时，往往会有很多“演变”出来的说法和解释，如说信息化是管理加技术，这种解剖式的理解会让人放弃对信息化独立性——本质的追求。信息化就是信息化，这正如我们说许多事物一样，比方火车，难道我们能说火车是铁箱子加轨道么？很多人已经认识到信息化不是技术，而是管理，这是一个大的进步，但信息化并不是简单地叠加技术与管理的工作，尽管怎样强调规范的管理对信息化有多么重要都不会过分，但“信息化”与“管理化”必竟不是一回事，有些人片面地将信息化与管理划了等号，这是一厢情愿的单相思。规范的管理是信息化建设成功的前提条件，但并不是说，规范的管理就必然能带来成功的信息化。特别是我国大多数企业管理并不规范的条件下，信息化不可能等着管理规范后才去建设。信息化有其特殊性，需要我们了解、熟悉、掌握它的发展规律。所以，应该认识到信息化是一个独立完整的概念。

 

　　2 、正确把握信息化与管理的关系

 

　　提起信息化，就不得不说到管理。许多企业往往会把信息化当成提升、改进管理的救命草，把信息化说成是“雪中送炭”，也有些人把信息化说成是“锦上添花”，认为信息化是管理规范化的后端产物。

 

　　信息化和管理的关系是信息化建设的永久性话题，我们认为信息化是企业管理的一个手段，对企业运营管理有带动作用，既不要过分强调信息化的作用，也不能否定信息化的系统性。我认为可以打个比方说明二者的关系，拿足球场上来说，信息化是场上踢球的队员，管理是教练，信息化建设的过程就是二者如何完美结合的过程。教练教给队员们技术、方法、战术等，但教练不可能控制掌握场上每一个环节，每一场球对队员来讲，都是一个创造的过程，他们有很大的灵活性，最终主导比赛结果的并不是教练，而只能是场上的队员。

 

　　3 、正确认识企业需求

 

　　信息化以需求为导向，这是一个共识，但是不能把这种需求泛化，需求是一个很需要明确界定的概念，原则上讲，只要企业资金、时间、精力允许，所有需求都可以满足。如果我们仔细研究一下需求这个概念，会发现企业需求应该是二头挤出来的概念，一头是企业的需求，一头是信息化本身的功能。大多数情况下，我们所谓的以需求为导向，都是强调要以企业的需求为导向，但是，企业的需求往往比较原始，如果单纯尊重和满足这种“原始” 的需求，信息化不会有大的进展。正象前面所说信息化是一个独立的概念一样，信息化有其自身的语言和思维方式，这种语言和思维方式引导着“原始” 的需求，进行探索、总结、提炼、升华，从而将原始状态下的“需求”转化为带有鲜明信息化色彩的“需求”。这样的“需求”才是真正有价值的需求。

 

　　4 、信息化建设要以“我”为主

 

　　很多人把信息化当成是软件公司的事，这是一个很明显的错误。这个错误的观念来源于人们固有的消费思想，认为信息化是一件消费品，企业掏了钱，软件公司就应该提供产品，所以就会出现双方合作分工的问题，认为软件公司就应该提供所有的产品、技术，甚至包括管理，这就会给信息化建设造成很大难度。信息化作为产品比较特殊，企业要认识到，信息化不是在 “买”，而是在“建设”。信息化建设固然需要双方充分地合作，但要以“我”为主， 如前所说，以“我”为主不是说要让软件商完全满足我的需要，而是说要建立以“我”为主的观念。

 

　　5 、正确认识“一把手”工程

 

　　很多专家和企业实施信息化的人员都非常深刻地体会到信息化建设是“一把手”工作，非常希望得到企业“一把手”的支持，但这主要是从行政职能的角度上说的，因为信息化推进的过程中会遇到很多阻力。但我想说的是，“一把手”在口头甚至是以行政命令推进的支持方式都是远远不够的，信息化需要的是“一把手”的“决策”支持。信息化最难的是要“改变”，这就如同近几年来在企业管理中流行的“流程再造”，实施过“流程再造”的企业都有推进的体会，其中更多的是辛酸的体会。同样道理，信息化也是要“改变”，因为很多时候，我们并不知道怎样“改变”才是正确的。为了找到正确的“改变”，需要“正确”的决策，就是要让“一把手”正确地决策，需要“一把手”能够将各方面业务需求、信息化功能统一结合后的决策。

 

　　6 、企业“协同”观念要深入人心

 

　　泛微系统中提出“协同”的理念，明确提出：“ 构成企业运转的“子”工作都不是孤立的，而是相互关联的，把这些相互关联的工作联结在一起，就可以提高企业的工作效率，避免信息孤岛的现象。 ”应该说，这是一种符合企业管理发展规律的比较先进的理念。其实，这种理念在企业管理中也早已存在，如系统、体系的观念，在管理手段上如业务流程理念中的“团队精神”，项目管理中的“统筹思想”，都与“协同”理念丝丝相关。但客观地讲，在企业中，“协同”理念还没有深入人心，所以，泛微协同办公OA系统的协同管理软件出发点非常好，软件中也提供了许多“协同”的功能，各个模块都相互关联，搭建了很好的管理平台。企业在推进“协同”时，可以有意识地选择建设一些“协同”模块，如选择一个可以关联到文档、流程、客户、项目、会议等模块的典型项目，在项目运行的过程中，一方面让大家掌握各个模块的操作方法，另一方面，树立“协同”的思想，提高工作质量。通过建设典型“协同”项目，不失为推动系统使用的一个有效方法，这样，也能真正发挥出系统的“协同”优势。