如何防止数据受前任员工破坏

　　离开公司的员工绝大部分是诚实正直、遵纪守法的企业公民。但是你永远不知道何时某个员工可能因与公司交恶而走人，随后回过头来企图闯入贵企业的系统。

　　在如今，由于企业数据可能驻留在众多地方：从云环境到员工带到办公场所的智能手机，保护公司资产、以免被前任员工破坏来得更加困难。

　　本文介绍保护企业数据、以免被前任员工破坏的几个步骤。

　　取消为所有设备配置的资源

　　据普华永道会计师事务所风险保证业务部的Joe DiVito声称，取消配置的资源应该是保护数据方面采取的第一步。

　　DiVito说：“对许多企业来说，取消配置的资源并非易事。它们在网络层面可能做得很好，但是应用程序层面可能门户大开。针对应用程序层访问的管理往往是分散的，归属应用程序拥有者或业务部门。”

　　他补充说，公司需要落实一套流程，将解雇通知告知所有的应用程序拥有者。DiVito提醒，取消配置的资源可能会很棘手，如果访问管理和相关的控制机制分散于中央IT部门和数据拥有者之间，尤为棘手。

　　他说：“设计和运作用户资源配置控制机制存在一定的控制风险。企业要正确核计赋予员工的访问权限。要确定谁拥有授权和日常访问该数据的权限，并确保需要修改或撤销访问权限时，各有关方均通知到位。要管理这种风险，解决办法往往不需要复杂的手段，只需要加强沟通就行。”

　　在Steelcase这家办公家具公司，一款自定义的微软.NET工具处理取消配置的资源这项任务。而IT部门与人力资源部门紧密协调。

　　据Steelcase公司CIO Bob Krestakos声称：“.NET工具使用尽可能多的标准API（应用编程接口）来联系各个系统，禁用或删除用户帐户。比如说，可以通过该应用软件，暂停或删除电子邮件帐户，取消访问我们活动目录的权限，以及删除访问SharePoint的权限。同样以这种方式管理访问内部社交媒体和产品开发系统的权限。”他补充说，除了消除产品开发部门的PTC产品资料库外，这款.NET工具还消除了SAP系统的ID。

　　他补充说，此外，该应用软件可以自动将电子邮件通知发送给用户帐户的管理员，创建审计跟踪记录。

　　Krestakos说：“.NET工具让管理员在大型IT环境下很容易关闭访问所有系统的权限。它让为好几个步骤实现了自动化。”他补充说，整个过程由人力资源部门操控。

　　Krestakos说：“有人离职或辞职时，特别是如果他们身处像企业战略或产品开发这样的数据敏感部门，我们可能会在他们离开之前就启动取消配置的资源这个过程。在其他情况下，我们让所在部门的经理知道情况，我们保留帐户，直到经理说可以关闭这些帐户。”

　　使用自动化工具

　　IDC公司的分析师Sally Hudson说：“员工不管出于什么原因离开公司后，这一信息应该立即自动由人力资源部门转告IT部门，取消该员工访问企业内部所有帐户的权限。目前这方面有许多成熟的用户资源配置软件。”

　　分析师们表示，此外，众多现成的应用软件有助于确保员工、尤其是高层员工离职后，无法访问企业系统。这些软件包括IBM、甲骨文、Quest软件公司（现隶属戴尔）和冠群的软件，还包括Cyber-Ark和Xceedium等专业开发商的软件，它们提供的特权身份管理（PIM）解决方案广泛应用于《财富》2000强企业。

　　Hudson说：“现在还有制约与平衡手段：特权身份管理软件可以确保被授予很大权限的前任员工（包括企业高管和系统管理员）无法利用之前很高的访问权限和帐户特权级别，在公司里面大搞破坏或胡作非为。”

　　一些人建议采取全面的方法来取消配置的资源。据Frost and Sullivan公司的分析师Michael Suby声称，要是不走全面的方法这条路，身份和访问管理流程可能毫无成效。

　　他说：“数据的位置变得非常分散，很难保持监管。你还需要对数据进行分段，这项工作是数据治理的一个环节。要是我所在企业有大量的员工信息，比如电话号码、工资和人事记录，我就要确保，这些信息单独存储在另一个系统中。而商业计划和企业并购等信息封锁起来，一般人访问不到。针对这些信息的访问需要加以管理。如果你事后再进行管理，就好比让谷仓大门敞开着。”

　　IDC公司的Hudson补充说：“对所有大型企业而言，自动化证明流程应该是看管的一个基本方面，所有业务部门负责人证明谁按照企业内部被分配的角色，可以访问什么数据。过去这通过电子表格来手动完成，而现在有了自动化并更新这些输入的软件，一旦检测到异常情况，就会自动发出警报。”

　　思科的IT部门也让取消配置资源过程的大部分环节实现了自动化。思科IT移动服务高级经理Brett Belding表示，一旦员工告知人力资源部门要走人，而且一经人力资源部门确认，公司就会采取一系列措施，防止员工访问企业数据。

　　他说：“通知人力资源部门后，会针对员工的数据访问权采取一系列措施。决定离开的员工要交出企业笔记本电脑，也无法访问AnyConnectVPN、我们的企业资源规划（ERP）、人力资源系统以及之前可以访问的其他每个系统。在不同的国家，时间长短不一，但通常是在离职前的最后一星期。比如说，我们提前关闭访问VPN的权限。”

　　弗雷斯特研究公司的分析师AndrasCser补充道：“应用程序拥有者与人力资源部门一定要有融洽的关系。IT部门也要与监管部门一起确保符合法规，无论是金融领域的《金融服务现代化法案》（GLBA）、医疗保健领域的《健康保险可携性及责任性法案》（HIPAA），还是《萨班斯-奥克斯利法案》；后一项法案规定，作为一条最佳实践，员工信息须由管理员保持30天内可以访问，以防需要审计。”

　　擦除/清除设备的数据

　　在自带设备（BYOD）蔚然成风的环境下，离职员工的设备一般由IT部门清除设备上的数据，或者自行处理这项任务。但是在清除数据之前，IT人员必须知道设备上有什么数据。

　　普华永道的DiVito说：“企业需要确定实体资产上有什么数据，比如手机上的ID。但即便一些企业在这方面作了仔细检查，还是很难知道什么数据应该擦除。受到监管部门监督的公司在这方面做得比较好。生产型企业就不是那么到位。”

　　Steelcase公司要求自带设备的员工签署一项协议，表明他们离开公司后，会清除设备上的数据。CIOKrestakos表示，公司在北美有3000个移动用户，其中一半使用BYOD计划，这一招已见成效。

　　“员工必须同意通过书面协议同意某些规定。我们没有实施确保他们没有保存企业数据的任何规定，也没有对此进行监控的解决方案，就只有员工签署的协议。协议要求员工使用密码保护手机，维护某种应用程序，让他们得以远程访问及擦除内容。”

　　正如在思科，人力资源部门也参与其中。他补充说：“员工离开公司后，他们要接受人力资源部门的离职面试，需要匆匆看一遍核对列表。人力资源部门收回发给某个员工的所有技术设备，提醒对方不得将企业数据留在任何个人设备上。”

　　留意云端

　　员工离职后，仍可以访问云端会带来棘手的问题，因为云是不受控制的渠道。Frost and Sullivan的Suby表示，在员工走人之前将政策落实到位可缓解整个过程。

　　“企业一定要有政策和程序，表明什么是经过许可的网站；如果网站未经许可，你就要加以阻止。你要确定如何阻止数据转移到你一无所知的地方，比如Dropbox或另一家云服务提供商。”

　　在思科，内部和外部云服务与其一系列移动应用程序联系在一起。Belding表示，为了对付员工对云端数据做手脚，IT管理人员采取的办法是，只发送应用程序的图像，而不是实际数据。

　　他说：“我们的一系列移动应用程序中许多与云服务联系在一起，无论是内部云服务还是外部云服务。如果你想查看财务数据，下载的不是实际数据，而仅仅是图像。我们称之为比特与像素。针对云数据和移动数据，你只可以下载像素。那样一来，设备上的数据越来越少。如果你在浏览器中编辑一个电子表格，那都是像素格式；当我关闭服务后，你就再也无法访问。”

　　Steelcase对可以上传到公司所用的Google Drive云的数据的类型进行了限制。企业战略和产品开发数据属于最重要的数据类型之一，这些数据不得存储在Google Drive上。

　　Krestakos说：“公司告诫员工，他们在从事项目的敏感方面，需要采取防范措施，以保护信息。”